採用ポリシー

Recruit Policy

採用選考における個人情報の取扱いについて

1. 当社が取り扱うみなさまの個人情報のカテゴリー

プロフィール情報

氏名、住所、電話番号、所属先、電子メールアドレス、メッセージアプリのID、年齢、性別、顔写真、履歴書・職務経歴書の内容、エントリーシートの内容

採用選考活動履歴

当社採用選考活動の履歴、面接面談内容、通話内容、面接動画

※電話による通話、ビデオ会議等は録音、録画させていただくことがございます。

2. 個人情報の利用目的

• 採用選考に関するご連絡や面談、面接のため
• 当社による採用選考判断のため
• 当社の採用活動や採用選考に関する新たなご案内をするため
• 当社の採用活動や採用選考の方針を策定するため
• ご入社後の配属を決定するため
• ご入社後の受け入れ準備をするため

※当社が個人情報の提供が必須であることを明記しない限り、当社への個人情報の提供は任意です。ただし、個人情報をご提供いただけない場合、サービスの提供、ご連絡・ご回答その他の対応ができないことがあります。

3. 個人情報の保持期間

当社は、個人情報の適切な保存期間を決定するために、個人情報の量、性質、機密性、リスク、利用目的、代替手段、法的要件を考慮します。当社が収集したみなさまの個人情報が不要になった場合、当社はその個人情報を削除又は匿名化するか、それが不可能な場合は、削除が可能になるまで、安全に保管し、その後、新たな処理が行われないようにします。

4. 個人情報の共有及び開示

共有・開示先となる主なツール提供事業者

• Google LLC
• Slack Technologies, LLC
• ※上記のほか、採用選考活動においては、株式会社リブセンス(Batonn)やThinkings株式会社(sonar ATS)のツールを含む、目的に応じた各種ツールを活用します。

法令遵守等

• 法律、公的機関、政府当局からの要請により、開示が必要となる場合
• 法律の執行又はその他の公的に重要な問題への対処のために、開示が必要又は適切である場合
• 当社の権利を保護し、利用可能な救済を追求し、当社の利用規約を執行し、詐欺行為を調査し又は当社の運営若しくはみなさまを保護するために、開示が合理的に必要な場合

その他

• 企業の売却、合併、買収、再編その他の資産の全部又は一部の移転（破産手続きの一部を含む。）に伴って個人情報が共有される場合
• 当社又は第三者の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、みなさまの同意を得ることが困難である場合
• みなさまの同意がある場合
  • 例：イベント・セミナー等に際してご提供いただいたみなさまの個人情報やアンケート情報を、みなさまの同意を得た上で、登壇者やイベント主催・共催企業等に提供する場合を含みます。その場合、提供先における利用目的は、提供先のプライバシーポリシーに定めるとおりです。
• その他適用される法令上許容される場合

5. 海外への個人情報の移転

移転の可能性のある国

• 米国
• 日本
• EEA（欧州経済領域）、英国、インド、オーストラリア
• Google LLCの全世界のデータセンターロケーション（詳細はこちらをご確認ください）

個人情報の共有及び開示先（提供先）が、日本の個人情報保護法第28条1項における外国にある第三者に該当する場合があります。所在国の制度の情報は所在国のリンクからご確認いただけます。また、該当する共有及び開示先（提供先）は、所在国の個人情報の保護に関する制度を遵守しております。

• 米国
• 米国カリフォルニア州

6. 安全管理措置

当社は、みなさまの個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止等、その管理のために、必要かつ適切な措置を講じます。また、当社は、外国において個人情報を取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等外的環境を把握した上で、個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

7. 第三者のウェブサイト等へのリンク等

当社が運営・管理するウェブサイトでは、第三者のウェブサイト又はアプリへのリンクを提供する場合があります。当社は、当該ウェブサイト又はアプリがどのように個人情報を取り扱うのかを管理しておらず、当該ウェブサイト又はアプリは、この「採用選考における個人情報の取扱いについて」及び当社のグローバルプライバシーポリシーの対象外です。ご利用になる他のウェブサイトやアプリのプライバシーポリシーを確認してください。

8. みなさまの権利

当社は、みなさまに適用される個人情報保護規制において、みなさまが有する権利を尊重します。みなさまは、日本の個人情報保護法に基づき、当社が定める手続に従い、個人情報の開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去・第三者提供の停止、第三者提供の記録の開示（以下「開示等」といいます）を求めることができます。権利を行使される場合は、「10. 連絡先」に記載の株式会社HRBrain 個人情報相談受付窓口宛にお問い合わせください。

開示等のご請求にあたってのお願い

1. 開示等の請求を行う場合、当社所定の「個人情報開示等請求書」をご利用下さい。当該書式については、「10.連絡先」に記載の株式会社HRBrain 個人情報相談受付窓口までご連絡下さい。合理的な理由がある場合を除き、それ以外の書式によるご請求はお受けすることができませんので、ご了解ください。
2. 開示等の請求のうち、利用目的の通知及び開示のご請求については、1回につき事務手数料として1,000円を切手にてご負担いただきます。
3. 開示等の請求を行う場合は、個人情報開示請求書、上記事務手数料額の切手と以下の書類を併せて配達記録郵便にて「10.連絡先」に記載の株式会社HRBrain 個人情報相談受付窓口までご連絡ください。
   • ご本人が請求する場合
     • 本人確認書類（運転免許証、パスポート、健康保険証などの、ご本人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー）
     • ※本人確認書類にマイナンバーが含まれることがないよう、お願いします。
4. 代理人による請求も可能です。詳しくは、当社のグローバルプライバシーポリシー13.2をご確認ください。
5. 開示等に関する詳細は、「10. 連絡先」に記載の株式会社HRBrain 個人情報相談受付窓口までご連絡ください。
6. 「個人情報開示等請求書」により頂いた個人情報は、お問い合わせ対応に使用し、それ以外の目的で使用いたしません。

9. 当社の個人情報保護方針及びグローバルプライバシーポリシー

当社の個人情報の取扱いについては、当社の個人情報保護方針（制定日：2021年10月14日、最終改定日：2024年7月18日）及びグローバルプライバシーポリシー（発効日：2024年7月18日、最終更新日：2025年2月17日）に定めています。この「採用選考における個人情報の取扱いについて」は、当社のグローバルプライバシーポリシーにおける採用選考に関連する個人情報の取扱いの規定を概説するものです。

当社の個人情報保護方針及びグローバルプライバシーポリシーの全文は（https://www.hrbrain.co.jp/privacy）からご確認いただけます。

なお、当社がグローバルプライバシーポリシーを変更する場合、当社が運営するウェブサイトへの掲載など適切な方法でお知らせします。

10. 連絡先

当社の個人情報の処理並びにこの「採用選考における個人情報の取扱いについて」及びグローバルプライバシーポリシー等に関するご質問、苦情、その他のお問い合わせについては、以下に記載する相談窓口にご連絡ください。

11. 個人情報保護管理者

執行役員 永山康樹
（住所及び電話番号は上記連絡先のとおり）