個人情報保護方針

株式会社HRBrain(以下「当社」といいます。)は、従業員エクスペリエンスを向上させるタレントマネジメントシステム『HRBrain』を提供しています。様々なマネジメント業務をクラウドで一元化することで人事担当者の業務を効率化し、蓄積された人材データをもとに組織診断から人材開発・組織改善をワンプロダクトで実現しています。 当社は、個人情報を適切に取り扱うことの重要性を認識し、個人情報保護方針を定め、役員及び従業員がこれを遵守し、個人情報の保護に努めてまいります。

  1. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するため、日本産業規格「個人情報保護マネジメントシステム — 要求事項:JIS Q 15001」に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、適切に運用し継続的に改善いたします。
  2. 当社は、個人情報を取得するに当たっては、その利用目的をできる限り特定し、その目的の達成に必要な限度において個人情報を取得いたします。
  3. 当社は、個人情報を、本人から直接、書面によって取得する場合には、弊社名、個人情報保護管理者名及び連絡先、利用目的等をお知らせした上で、必要な範囲で個人情報を取得いたします。
  4. 当社は、個人情報の利用は、本人が同意を与えた利用目的の範囲内で行います。また、目的外利用を行わないため、必要な対策を講じる手順を確立し、実施いたします。
  5. 当社は、保有する個人情報を適切な方法で管理し、本人の同意なしに第三者に開示・提供いたしません。
  6. 当社は、保有する個人情報を利用目的に応じた必要な範囲内において、正確、かつ、最新の状態で管理し、個人情報の漏えい、滅失又は毀損などの防止並びに合理的な安全対策を講じます。
  7. 当社は、個人情報の処理を外部へ委託する場合は、漏えいや第三者への提供を行わない等を契約により義務づけ、委託先に対する適切な管理を実施いたします。
  8. 当社は、保有する個人情報についての苦情及び相談(開示・訂正・削除・利用停止等のお申し出)があった場合には、適切かつ迅速な回答に努めます。開示等の求めの手続きにつきましては弊社の問合せ窓口に連絡頂くことにより、これに対応いたします。
  9. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。

制定日:2021年10月14日
最終改定日:2022年08月03日
株式会社HRBrain
代表取締役 堀 浩輝

個人情報保護方針についてのお問合せ先
株式会社HRBrain 個人情報相談受付窓口
〒141-0021 東京都品川区上大崎2-25-2 新目黒東急ビル 5F
TEL:03-6451-1350

プライバシーポリシー

株式会社HRBrain(以下「当社」といいます。)は、以下のとおり、当社における個人情報の取扱いについてプライバシーポリシー(以下「本ポリシー」といいます。)を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全従業員に個人情報保護の重要性の認識と取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進いたします。

1.個人情報の定義

本ポリシーにおいて「個人情報」とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含みます。)を含む、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます。)により定義される個人情報を意味するものとします。
その他、本ポリシーに定めがない限り、個人情報保護法の定める定義によるものとします。

2.安全管理措置

当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保ち、個人情報への不正アクセス・紛失・破損・改ざん・漏えいなどを防止するため、セキュリティシステムの維持・管理体制の整備・社員教育の徹底・再委託先の適切な監督等の必要な措置を講じ、安全対策を実施し個人情報の厳重な管理を行います。
また、外国にて個人データを取り扱う場合は、当該国における個人情報保護に関する制度を把握した上で安全管理のための措置を実施いたします。

3.個人情報の利用目的

当社は、以下の目的を達成するために必要な範囲で個人情報を利用するものとします。

  1. (1) 当社が提供するサービス(アフターサービス、新サービスを含み、以下「本サービス」といいます。)を利用するお客さまの個人情報
    1. ① 本サービスをご利用いただくにあたり必要となる手続きのため
    2. ② 本サービスの提供、管理、運営のため
    3. ③ 当社からの諸連絡のため
    4. ④ アンケート、モニター、キャンペーン等を実施するため
    5. ⑤ お問合せへの対応のため
    6. ⑥ 当社及び第三者の商品・サービス、セミナー・イベント等に関するご案内のため
    7. ⑦ 当社及び第三者の商品・サービス、セミナー・イベント等の企画、開発、広告その他マーケティングのため
    8. ⑧ メールマガジン等の配信のため
    9. ⑨ 本サービスに関する統計データを作成、利用、公表、提供するため
  2. (2) 資料請求、トライアル、イベント・セミナー参加、お問合せを頂いた方、当社が適法にその個人情報を取得した方の個人情報
    1. ① 本サービスの勧誘、販売、提供のため
    2. ② アンケート、モニター、キャンペーン等を実施するため
    3. ③ お問合せへの対応のため
    4. ④ 当社及び第三者の商品・サービス、セミナー・イベント等に関するご案内のため
    5. ⑤ 当社及び第三者の商品・サービス、セミナー・イベント等の企画、開発、広告その他マーケティングのため
    6. ⑥ メールマガジン等の配信のため
    7. ⑦ 本サービスに関する統計データを作成、利用、公表、提供するため
  3. (3) 当社のお取引先に関する個人情報
    1. ① お取引のために必要となる各種業務のため
    2. ② 当社からの諸連絡のため
    3. ③ お問合せへの対応のため
    4. ④ 当社からの各種ご案内のため
  4. (4) 当社のインターンシップや採用活動にご応募・ご参加いただく方、お問合せを頂いた方の個人情報
    1. ① 採用に関する情報を提供するため
    2. ② 採用選考のため
    3. ③ 当社の採用方針を策定する際に必要な統計データを作成するため
  5. (5) 役員、従業員、派遣社員、業務委託の方(以下「従業員等」といいます。)の個人情報
    1. ① 従業員等の人事・労務管理、福利厚生のため
    2. ② 法令、契約上の義務履行のため
  6. (6) 本サービスにて提供するクラウド内に保存いただく情報
    1. クラウドサービスの提供、運営、管理のため
  7. (7) 個人情報の取扱いの委託を受けた情報
    1. 委託業務遂行のため

4.個人情報の第三者への開示・提供の禁止

  1. (1) 当社は、本ポリシーに定める場合を除き、予めご本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供しないものとします。但し、以下の場合を除きます。
    1. ① 法令に基づく場合
    2. ② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
    3. ③ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
    4. ④ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
    5. ⑤ 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
    6. ⑥ オプトアウト規定に基づき第三者に提供する場合(この場合、個人情報保護法第27条第2項に基づき、予め本ポリシーにて通知又は公表するとともに、個人情報保護委員会に届け出をします。)
    7. ⑦ 個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合(この場合、個人情報保護法第27条第5項第3号に従い、予め本ポリシーにて通知又は公表します。)
  2. (2) 前項の定めにかかわらず、当社は、以下の場合には個人情報を第三者に提供することがあります。
    1. ① お客さまが本サービスと連携する外部サービスの利用を希望され、当該外部サービスの提供事業者へ外部サービスの利用に必要な情報を提供する場合
    2. ② イベント・セミナー等に際してご提供いただいたお客さまの個人情報やアンケート情報を、お客さまの同意を得た上で、登壇者やイベント主催・共催企業等に提供する場合
      1. ・当社が提供するクラウドサービスに保存された個人情報は含まれません。
      2. ・提供先における利用目的は、提供先のサービスに関するご案内その他提供先のプライバシーポリシーに定めるとおりです。

5.個人情報の取扱いの委託

当社は、個人情報について、外部の委託先を利用して取扱いを行う場合があります。外部委託先については個人情報保護の観点から委託先としての選定評価を実施し、必要かつ適切な管理を行っています。
また、当社は、本サービス及び広告配信に関する業務の一部を外国の事業者に委託することがあります。その場合、当社は当該委託先と委託に関する契約を締結し、個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置の継続的な実施を確保することとしています。

6.個人情報の提供の任意性

当社への個人情報のご提供は任意です。但し、ご提供いただけない場合はご希望のサービスのご提供やお問合せに対するご回答ができない可能性があります。

7.個人情報の開示等に関する請求

  1. (1) 当社は、ご本人から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下、総称して「開示等」といいます。)を求められた場合は、その内容の訂正等に関して法令の規定により特別な手続が定められている場合を除き、個人情報保護法に基づき、対応させていただきます。
    但し、以下の点をご了解下さい。
    1. ・当社取引先からの受託業務において当社が取扱いの委託を受ける個人情報は、本ポリシーによる開示等の対象ではありません。
    2. ・ご請求内容によっては開示等に応じられない場合がございます。その場合はその理由に関してもご回答いたします。
  2. (2) 開示等の請求を行う場合、当社所定の「個人情報開示等請求書」をご利用下さい。当該書式については、下記お問合せ先までご連絡下さい。合理的な理由がある場合を除き、それ以外の書式によるご請求はお受けすることができませんので、ご了解下さい。
  3. (3) 開示等の請求のうち、利用目的の通知及び開示のご請求については、1回につき事務手数料として1,000円を切手にてご負担いただきます。
  4. (4) 開示等の請求を行う場合は、以下の書類と上記事務手数料額の切手と併せて配達記録郵便にて下記お問合せ先までお送り下さい。
本人が請求する場合開示等の請求を行う場合は、以下の書類をご準備いただき、配達記録郵便にてお送り下さい。
  1. ① 個人情報開示等請求書
  2. ② 本人確認書類
    運転免許証、パスポート、健康保険証などの、ご本人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。
代理人が請求する場合開示等の請求を行う者が、法定代理人もしくは本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、それぞれ下記の書類をお送り下さい。

【法定代理人の場合】

  1. ① 法定代理権があることを確認するための書類
    戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された健康保険の被保険者証のコピーも可。
  2. ② 法定代理人本人であることを確認するための書類
    運転免許証、パスポート、健康保険証などの、代理人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。

【委任による代理人の場合】

  1. ① 委任状(個人情報開示等請求書添付書類)
  2. ② ご本人の印鑑証明書(3ケ月以内に発行されたもの)
  3. ③ 委任による代理人本人であることを確認するための書類
    運転免許証、パスポート、健康保険証などの、代理人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。

※開示等に関する詳細は、下記お問合せ先までご連絡下さい。

※「個人情報開示等請求書」により頂いた個人情報は、お問合せ対応に使用し、それ以外の目的で使用いたしません。

※本人確認書類にマイナンバーが含まれることがないよう、お願いします。

8.通話記録等の保存について

当社は、電話による通話、ビデオ会議等を録音・録画し、応答内容の確認、サービス品質向上及び従業員教育のために、当該録音・録画記録を保存、利用する場合があります。

9.仮名加工情報及び匿名加工情報の取扱い

当社は、仮名加工情報及び匿名加工情報を作成する場合は、個人情報保護法に従い対応します。

10.行動履歴情報について

  1. (1) 本サービス、当社ウェブサイトその他当社が運営する媒体(以下「当社ウェブサイト等」といいます。)において、クッキー(Cookie)、Webビーコン、IPアドレス、その他本サービスの利用に係る情報(以下「行動履歴情報」といいます。)を自動で収集します。
  2. (2) 行動履歴情報は以下の目的で利用することがあります。
    1. ① 当社ウェブサイト等の保守管理及び発生した障害や問題の原因を突き止め解決するため
    2. ② 当社ウェブサイト等、電子メール、広告等の内容を改良するため
    3. ③ 当社ウェブサイト等、電子メール、広告等の内容をご本人向けにカスタマイズするため
    4. ④ 広告配信その他マーケティング活動に利用するため。またその効果測定のため
    5. ⑤ 当社ウェブサイト等の利用状況を把握し、分析するため
    6. ⑥ 個人を特定できない状態で統計資料を作成、公表、利用、提供するため
  3. (3) インターネット閲覧設定にてクッキー(Cookie)とWebビーコンの受け取りを拒否することにより、当社による行動履歴情報の利用を拒否することができます。その場合、本サービスの一部機能が利用できない制限が生じる可能性がありますので、ご了解下さい。
  4. (4) 以下のサービスを利用した行動履歴情報の収集と利用については、停止(オプトアウト)することができます。
    <サービスとオプトアウト方法>
    Googleアナリティクス(データの取扱いとオプトアウトのご案内を含みます。)
    Googleアナリティクス広告向け機能
    Googleアナリティクス オプトアウトアドオン
    また、ユーザーが Google パートナーのサイトやアプリを使用する際の Google によるデータ使用もご確認ください。

11.ターゲティング広告サービスその他広告事業者の利用について

  1. (1) 当社は、当社と提携する広告事業者(以下「広告事業者」といいます。)が提供するターゲティング広告サービスを利用することがあります。
    広告事業者は、行動履歴情報を利用して、行動履歴に基づいた広告を配信します。当該配信に関連して広告事業者が行動履歴情報を収集した場合、収集した行動履歴情報は広告事業者のプライバシーポリシーに従い利用されます。広告事業者による行動履歴情報の利用は、広告事業者が定める方法により、停止(オプトアウト)することができます。
  2. (2) 当社は、広告の配信・効果測定・分析その他マーケティング等のため、広告事業者に対して個人情報を提供することがあります。
    例えば、当社が保有する個人情報をハッシュ化した上で、広告事業者において自ら保有する情報と照合し、その結果に基づき広告の配信・効果測定・分析を行うことがあります。広告事業者は、これらのハッシュ化された情報を照合後に削除するか、保持したとしても広告配信及び効果測定・分析以外の目的で利用することはありません。
  3. (3) また、当社は、広告事業者からCookie等の個人関連情報を取得し、当社が保有している個人情報と紐付けた上で、「3.利用目的」の範囲内で利用することがあります。
  4. (4) 主な広告事業者及び広告配信等の停止(オプトアウト)の方法は以下をご確認下さい。社名のリンクから各社のプライバシーポリシーを、サービス名のリンクからオプトアウト方法をそれぞれご確認いただけます。
    広告事業者オプトアウト方法
    Google合同会社*Google(オプトアウト等)
    Facebook Japan株式会社**Facebook(オプトアウト)
    Facebook Japan株式会社**Instagram(オプトアウト)
    Twitter, Inc.***Twitter(オプトアウト)
    LinkedIn Corporation***LinkedIn(オプトアウト)
    ヤフー株式会社Yahoo!(オプトアウト)
    Criteo株式会社CRITEO(オプトアウト)
    *上記(2)の提供先です。
    **上記(2)の提供先です。詳しくはFacebookカスタムオーディエンスをご確認ください。
    ***米国・カリフォルニア州に所在する会社です。
    米国における個人情報保護に関する制度
    カリフォルニア州における個人情報保護に関する制度

12.当社サービス、サイトからのリンク先について

当社ウェブサイト等には、当社以外のサービス又はウェブサイトへのリンクが含まれている場合があります。当社以外のサービス又はウェブサイトにおける個人情報の保護及びコンテンツに関しては当該サービス又はウェブサイトの利用規約、プライバシーポリシー又はガイドライン等に従って、運用されます。

13.個別の利用規約等について

本サービスの利用規約等において、本ポリシーと異なる特段の定めがある場合には、当該利用規約等を優先して適用させていただきます。

14.本ポリシーの変更について

当社は、任意の時点で適宜本ポリシーを変更することができるものとし、本ポリシーを変更した場合には、当社が運営・管理する本サービス又はWebサイト上での掲示、電子メールによる通知又はその他当社が別途定める方法により告知するものとします。

15.個人情報保護管理者

個人情報保護管理者:執行役員 永山 康樹

16.お問合せ先及び苦情連絡先

当社の個人情報の取扱いに関するお問合せは下記までご連絡下さい。
株式会社HRBrain 個人情報相談受付窓口
〒141-0021 東京都品川区上大崎2-25-2 新目黒東急ビル 5F
TEL:03-6451-1350